Als virtual assistant werk je veel met online tools. Ben jij virtual assitant? Of ga je binnenkort starten als VA? Dan wil jij graag weten welke tools echt onmisbaar zijn, welke online hulpmiddelen veel worden gebruikt en waar jij als virtual assistant echt niet zonder kan. In mijn blog neem ik je mee in de digitale wereld van tools, en geef ik je mijn top 10. Kijk welke jij fijn vindt en maak jouw eigen gereedschapskist vol met gereedschap waarmee jij het jezelf in de online wereld een stuk makkelijker maakt.
Trello - De beste samenwerktool
Een virtual assistant werkt veel online. Dan is het belangrijk om goed overzicht te kunnen houden. Mijn nummer 1 is daarom Trello, een superfijne projectmanagement tool. Met Trello creëer je overzicht voor jezelf en je werkt hiermee heel slim samen met jouw klanten. Geen losse post-it briefjes meer op je bureau, niet meer zoeken tussen de mails maar alles bij elkaar in één overzicht op een bord. Ik maak gebruik van meerdere borden, zowel zakelijk als persoonlijk. Trello werkt heel simpel. Je begint met het aanmaken van een bord, en geeft deze een naam zoals: werk, klanten, administratie, cursussen, boodschappen en persoonlijke doelen. Daarna maak je op deze borden lijsten. Dit doe je door bijvoorbeeld voor elke dag van de week een lijst te maken. Vervolgens maak je in de lijsten kaarten aan. Op deze kaart kun je heel veel informatie kwijt zoals bestanden, foto’s en een to-do lijst. Werk je samen aan een opdracht? Nodig dan klanten uit voor een bord. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er gedaan moet worden. Trello werkt heel makkelijk en met deze handige tool heb je altijd overzicht. Wie wil dat nou niet? Klik op deze link om naar Trello te gaan. Hieronder zie je op de afbeelding mijn favoriete borden staan.
Lees hier mijn blog en leer hoe Trello werkt!
Zoom – Altijd in contact met deze videoconferentie tool
Als virtual assistant werk je op afstand voor jouw klanten. Waar je normaal gesproken eens per maand een kop koffie samen drinkt is dat vooral in deze tijd niet mogelijk. Daarom is het fijn om elkaar te zien tijdens het bellen. Zoom is hiervoor de perfecte tool om zaken met elkaar te bespreken. Je kunt één-op-één met elkaar praten maar het is ook ideaal om met meerdere even te sparren of online te meeten. Zoom is beschikbaar in een gratis versie. Een groot voordeel van Zoom is dat deelnemers niet een speciaal account nodig hebben om deel te nemen. Nodig ze uit met een link en ze hoeven alleen daarop te klikken op de afgesproken tijd. Je hebt ook een betaalde versie van Zoom, maar met de gratis versie heb je al veel mogelijkheden en kom je als VA goed mee uit de voeten. Ik heb dagelijks afspraken via Zoom en stuur mijn klanten heel makkelijk een uitnodiging voor een Zoom afspraak. Klik op deze link om naar Zoom te gaan.
Keeping – De online tool voor urenregistratie
Dit is een hele gebruiksvriendelijke tool, in het Nederlands om al je uren bij te houden. Je werkt vaak voor meerdere klanten op 1 dag. Heel belangrijk dus om al je uren goed bij te houden voor elke klant. Vergeet ook niet om erbij te zetten wat je precies voor welke klant hebt gedaan. Op deze manier voorkom je later discussies met klanten. In de online tool Keeping maak je heel makkelijk een urenoverzicht die je per dag, week of maand naar jouw klanten verstuurt. Ik sluit mijn dag altijd af met het invullen van mijn uren. Wat ook heel handig is, is dat Keeping een app heeft voor op je telefoon. Hier vind je de link om naar Keeping toe te gaan.
Moneybird – Perfecte tool voor de administratie
Voor veel virtual assistants en elke andere ondernemer is de administratie een dingetje. Met Moneybird is dit verleden tijd. Je doet met deze fijne tool heel makkelijk zelf de administratie, zelfs als je geen verstand van boekhouden hebt. Maak je offertes en facturen in je eigen huisstijl en Moneybird doet de rest. Wanneer je nog niet zoveel facturen verstuurd per maand (meer dan 3) dan is deze tool gratis. Toen ik net begon gebruikte ik ook de gratis versie. Nu gebruik ik de betaalde versie en dit kost 14 euro per maand. Twijfel je nog? Probeer het gratis uit en ervaar hoe handig deze tool is.
Canva – De mooiste visuals maak je zelf
Met dit handige onlineprogramma maak je heel eenvoudig zelf de mooiste grafische ontwerpen. Ook als je geen technische kennis in de vingers hebt kom je met deze tool heel ver. Met de gratis versie is er heel veel mogelijk. Maak visuals voor je social media, creëer in een handomdraai je eigen visitekaartjes en ontwerp een mooi logo. Met Canva werk je snel en makkelijk aan je eigen branding maar ook aan die van jouw klanten. Ik werk zelf met de betaalde versie van Canva. Je hebt dan net wat meer mogelijkheden. Doordat ik veel voor mijn klanten inplan en het beeldmateriaal verzorg, is deze versie een ideale uitkomst en de investering meer dan waard. Klik hier om naar Canva te gaan.
De beste planningstools voor social media berichten
Later
Berichten bedenken voor social media is een tijdrovende klus. Na een dag werken plof je eindelijk op de bank en ineens schiet je te binnen: “oh ik moet nog een post schrijven.” Dit overkomt je niet meer met de tool Later. Je bedenkt en schrijft je berichten van tevoren en plant ze in met Later. Ideaal en je hebt er geen omkijken meer naar. Ik gebruik Later voor Instagram. Het fijne van deze tool is dat het een hele mooie Preview functie heeft, zodat je van tevoren kunt zien hoe je post er komt uit te zien. Superhandig als je meerdere posts inplant. Ik gebruik de betaalde versie. Het grote voordeel hiervan is dat je jouw eigen hashtags gelijk in de eerste comment klaarzet en de statistieken zijn erg uitgebreid. Installeer voor nog meer gebruiksgemak Later op je telefoon en plan vanaf nu automatisch berichten in met deze fijne tool. Wil je meer weten over Later en hoe deze tool werkt? Ik schreef hier eerder een blog over. Klik hier om naar mijn uitleg over Later te gaan.
Studio Creator
Deze online tool van Facebook, ook wel “Studio voor makers” is ideaal om te gebruiken als je voor meerdere klanten social media beheert. Ik gebruik deze tool veel voor het inplannen van berichten op Facebook en Instagram voor mijn klanten. Als ik de berichten voor mijn klanten heb ingepland, kunnen zij het in Studio Creator nog checken voor het online gaat. Je hoeft hiervoor niet een aparte tool aan te schaffen. Dit zit in Facebook zelf. Wil je ook berichten plaatsen op Instagram, vergeet dan niet om je account te koppelen aan Facebook.
Hootsuite
Dit is een fijne tool om op meerdere kanalen berichten in te plannen. Ik gebruik Hootsuite voor klanten om berichten in te plannen op LinkedIn. Met deze online tool plan je automatisch berichten in en deze zijn vervolgens heel makkelijk te beheren en te analyseren. Ben je nieuwsgierig? Klik op deze link om naar Hootsuite te gaan.
Evernote – Een hele fijne notitie app
Herken je dat? Je loopt door het bos en krijgt ineens een briljant idee voor een post, of iets wat je echt niet mag vergeten. Maar natuurlijk heb je geen pen en papier mee en tegen de tijd dat je thuiskomt ben je het alweer vergeten. Met de tool Evernote is dat voortaan geen probleem meer. Installeer de app op je telefoon, die heb je meestal bij je en schrijf hier alle ideeën in op. Het is je eigen notitieboek. Voeg makkelijk labels aan je notities toe of zelfs een afbeelding. Zo vergeet jij nooit meer briljante ingevingen die je krijgt op de meest onverwachte momenten. Ik schrijf ook al mijn social media posts in Evernote. Zo heb ik alle teksten op mijn telefoon, maar ook op mijn computer. Klik op deze link om naar Evernote te gaan.
WhatsApp Business
Wie kent WhatsApp niet? Naast de "normale WhatsApp bestaat er ook WhatsApp Business. Via deze app kom je op een eenvoudige manier persoonlijk in contact met je klanten. Je stelt de tijden in waarop je bereikbaar bent, bijvoorbeeld van maandag tot vrijdag van 9 tot 17 uur. Proberen klanten je te bereiken buiten deze tijden of in het weekend dan krijgen ze automatisch een melding dat je afwezig bent. Zo geniet jij van jouw welverdiende rust en blijf je toch klantvriendelijk.
Meer tips en inspiratie ontvangen?
Welke tool zou jij graag willen gaan gebruiken? Een nieuwe tool gaan gebruiken is altijd even wennen, maar als de tool bevalt dan kun je al gauw niet meer zonder. De bovenstaande tools gebruik ik bijna dagelijks. Het maakt mijn werk een stuk fijner.
Heb jij na het lezen van dit blog nog vragen of wil jij meer uitleg over deze handige tools? Neem dan gerust contact met mij op, ik help je graag.
Vond jij dit leuk om te lezen? En wil je meer leren over online tools? Kijk dan eens naar de VA Library via deze link.
